Datenschutz

Datenschutzerklärung

(Stand 25.05.2018)

Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung gilt für Interessenten und Kunden unseres Unternehmens, die natürliche Personen sind, Besucher unserer Websites und deren personenbezogene Daten.

Wir nehmen aufgrund unserer Dienstleistungen im Datenverarbeitungsbereich und der damit einhergehenden Nutzung von besonders schutzbedürftigen Daten den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der bestehenden gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung Ihrer Anfragen und Aufträge und der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die von unserem Unternehmen und Vertragspartnern genutzten Server befinden sich innerhalb der Europäischen Union.

 

verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die:

BUCHHALTERFAB GmbH

Malte Jablonski

Schönhauser Allee 27

10435 Berlin

Wichtiger Hinweis: Im Fall, dass wir für Sie als Auftraggeber personenbezogene oder personenbeziehbare Daten natürlicher Personen, z.B. durch die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter oder Verarbeitung Ihre Kunden- bzw. Mitgliederdaten im Rahmen der Buchhaltung verarbeiten gelten Sie für diese Personen als verantwortliche Stelle. Bitte unterzeichnen Sie unseren Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

 

Kontaktdaten verantwortliche Stelle

Sie können die verantwortliche Stelle unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen

Telefon: 030/ 83217835-0

Fax: 030/ 83217835-9

E-Mail: mail@buchhalter-berlin.de

 

Datenerfassung auf unserer Website

Provider

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Hoster 1&1 Internet SE. Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Unter anderem werden Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer, IP-Adresse und der anfragende Provider übermittelt. Sie haben grundsätzlich ein Recht auf Widerspruch dieser Datenerhebung. Dieses kommt hier ausnahmsweise faktisch nicht in Betracht, da ansonsten die Nutzung der Seite unmöglich wäre.

Cookies

Unsere Website verwendet u.a. Cookies von WordPress. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

Kontaktformular

Auf unserer Website können Sie über ein Kontaktformular personenbezogene Daten eingeben. Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, erheben und speichern wir die Daten, die Sie in die Eingabemaske eingeben (z.B. Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse). Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Newsletter

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.  Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden bleiben hiervon unberührt.

Newsletterversand

Wir versenden Newsletter, E-Mails und weitere elektronische Benachrichtigungen mit werblichen Informationen. Die Daten der Abonnenten werden protokolliert, da wir dazu verpflichtet sind, Anmeldungen nachzuweisen. Sofern im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter dessen Inhalte nicht ausdrücklich beschrieben werden, enthalten die Newsletter Informationen betreffend unseres Unternehmens sowie unserer Leistungen und Angebote, darüber hinaus Benachrichtigungen, die im Rahmen von Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen als Serviceinformation versendet werden. Wir speichern Informationen über verwendete Devices, Öffnungs-, Klick- & Leseverhalten in E-Mails, sowie Themen-Bereiche, die innerhalb der Internetpräsenz besucht worden sind. Diese Informationen werden aus technischen Gründen personenbezogen pro Nutzer gespeichert, jedoch nicht genutzt um einzelne Nutzer zu beobachten, sondern um z.B. Inhalte und Angebote auf die Nutzer anzupassen. Angaben die wir zusätzlich zu der E-Mailadresse erheben sollten (z.B. Name), dienen der persönlichen Ansprache der Nutzer oder Anpassung der Inhalte der Newsletter auf die Nutzer. Wir haben mit der rapidmail GmbH einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach DSGVO abgeschlossen, in dem wir rapidmail verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen wie wir es selbst tun würden.

Links

Unsere Website enthalten Links zu anderen Internetauftritten. Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung ausschließlich für unsere Internetseite gilt. Soweit unsere Seiten Links auf Internetseiten Dritter enthalten, gilt unsere Datenschutzerklärung nicht für diese. Bitte informieren Sie sich auf den jeweiligen Seiten über die dort geltenden Datenschutzbestimmungen.

E-Mails, Post, Telefon, Telefax

Wir haben mit unserem E-Mail-Anbieter mail.de GmbH einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach DSGVO abgeschlossen, in dem wir mail.de verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen wie wir es selbst tun würden.

Für die Datenübertragungen per Post sowie den Telefon- und Faxkontakt unterliegen wir dem Post- und Fernmeldegeheimnis.

 

Datenerfassung Social Media & Plugins

Facebook-Plugins

Auf unseren Seiten sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook integriert. Wenn Sie unsere Seiten besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook „Like-Button“ anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus.

Xing

Bei Xing handelt es sich um eine einfache Verlinkung zu xing.de, ein Plug-In wird hier nicht eingesetzt.

Pinterest

Innerhalb unseres Onlineangebotes können Funktionen und Inhalte des Dienstes Pinterest eingebunden sein. Hierzu können z.B. Inhalte wie Bilder, Videos oder Texte und Schaltflächen gehören, mit denen Nutzer Ihr Gefallen betreffend die Inhalte kundtun, den Verfassern der Inhalte oder unsere Beiträge abonnieren können.

YouTube

Unsere Website nutzt Plugins der von Google betriebenen Seite YouTube. Wenn Sie eine unserer mit einem YouTube-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben.

Google AdWords und Google Conversion-Tracking

Diese Website verwendet Google AdWords. Im Rahmen von Google AdWords nutzen wir das so genannte Conversion-Tracking. Wenn Sie auf eine von Google geschaltete Anzeige klicken wird ein Cookie für das Conversion-Tracking gesetzt. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die der Internet-Browser auf dem Computer des Nutzers ablegt. Diese Cookies verlieren nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und dienen nicht der persönlichen Identifizierung der Nutzer. Besucht der Nutzer bestimmte Seiten dieser Website und das Cookie ist noch nicht abgelaufen, können Google und wir erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde. Jeder Google AdWords-Kunde erhält ein anderes Cookie. Die Cookies können nicht über die Websites von AdWords-Kunden nachverfolgt werden. Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für AdWords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen. Wenn Sie nicht am Tracking teilnehmen möchten, können Sie dieser Nutzung widersprechen, indem Sie das Cookie des Google Conversion-Trackings über ihren Internet-Browser unter Nutzereinstellungen leicht deaktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Wir haben weder Einfluss auf die erhobenen Daten und Datenverarbeitungsvorgänge der vorbenannten Social-Media-Anbieter, noch sind uns der volle Umfang der Datenerhebung, die Zwecke der Verarbeitung, die Speicherfristen bekannt. Auch zur Löschung der erhobenen Daten durch den Plug-in-Anbieter liegen uns keine Informationen vor.

Diese Plug-in-Anbieter speichern die über Sie erhobenen Daten als Nutzungsprofile und nutzen diese für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt zur Darstellung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an den jeweiligen Plug-in-Anbieter wenden müssen. Über die Plug-ins bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit den sozialen Netzwerken und anderen Nutzern zu interagieren, so dass wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten können.

Die Datenweitergabe erfolgt unabhängig davon, ob Sie ein Konto bei dem Plug-in-Anbieter besitzen und dort eingeloggt sind. Wenn Sie bei dem Plug-in-Anbieter eingeloggt sind, werden Ihre bei uns erhobenen Daten direkt Ihrem beim Plug-in-Anbieter bestehenden Konto zugeordnet. Wenn Sie den aktivierten Button betätigen und z. B. die Seite verlinken, speichert der Plug-in-Anbieter auch diese Information in Ihrem Nutzerkonto und teilt sie Ihren Kontakten öffentlich mit. Wir empfehlen Ihnen, sich nach Nutzung eines sozialen Netzwerks regelmäßig auszuloggen, insbesondere jedoch vor Aktivierung des Buttons, da Sie so eine Zuordnung zu Ihrem Profil bei dem Plug-in-Anbieter vermeiden können. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch den Plug-in-Anbieter erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen dieser Anbieter.

 

Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

 

Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Löschung und Weitergabe personenbezogener Daten

Allgemeines

Soweit Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben, verwenden wir diese zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Beratung und Abwicklung mit Ihnen geschlossener Verträge und für die technische Administration. Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung erforderlich ist, dies zu Abrechnungszwecken erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben. Die Löschung dieser Daten erfolgt nach Ablauf der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Soweit uns keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten treffen, erfolgt die Sperrung oder Löschung der Daten mit Wegfall des Zwecks.

Informatorische Nutzung

Wenn Sie diese Website nutzen, ohne anderweitig (z.B. durch Registrierung oder Nutzung des Kontaktformulars) Daten an uns zu übermitteln, erheben wir technisch notwendige Daten, die automatisch an unseren Server übermittelt werden (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, Browsertyp, Sprache und Version der Browsersoftware, Betriebssystem) Dies ist technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzeigen zu können. Wir nutzen die Daten auch, um die Sicherheit und Stabilität unserer Website zu gewährleisten.

Werbliche Nutzung

Wenn Sie uns kontaktieren, werden Informationen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Festnetz/ Mobilfunk), Faxnummer, Geburtsdatum) zur Beratung und Abgabe eines Angebots erhoben. Im Falle eines Nichtzustandekommens einer vertraglichen Dienstleistung werden Ihre Daten in unserer Datenbank gesperrt.

Recruiting

Sie können sich auf unserer Website bzw. per E-Mail bewerben. Wenn Sie sich bewerben, erheben und speichern wir die Daten, die Sie in die Eingabemaske eingeben bzw. die Sie uns per E-Mail zusenden. Wir verarbeiten Ihre Daten nur zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Eine Weitergabe findet nicht statt. Falls wir Ihnen keine Stelle anbieten können werden Ihre Daten gelöscht.

Vertragliche Nutzung

Außerdem werden alle Informationen von Ihnen zur Verfügung gestellt oder bei Dritten erhoben, die für die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen notwendig sind.

Die genaue vertragliche Nutzung ergibt sich aus der mit Ihnen geschlossenen Leistungsvereinbarung des mit Ihnen geschlossenen Dienstleistungsvertrags und/oder die Inanspruchnahme einer auf unserer Website aufgeführten Dienstleistungen in Verbindung mit unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Zu den Datenverarbeitungsverfahren im Einzelnen können u.a. das betriebliches Rechnungswesen, lfd. Finanzbuchhaltung, lfd. Lohnabrechnung, Wirtschaftsberatung, Stammdatenverwaltung, Dokumentenmanagement, Fakturierung, Controlling, Banking oder Mahnwesen gehören.

Zur Erfüllung der vorbenannten Zwecke werden zu folgenden Gruppen im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet oder genutzt. a) Mandanten (Adress- und Kommunikationsdaten, Auftrags-, Vertrags- und Zahlungsdaten, Bankverbindungen, Versicherungsdaten, Vermögensverhältnisse, Arbeits- und Familienverhältnis, Gesundheitsdaten soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich sowie weitere steuerlich relevante Daten) b) Interessenten (Adress-, Kommunikations- und Angebotsdaten) c) Bewerber (Adress- und Kommunikationsdaten) d) Mitarbeiter, frühere Mitarbeiter und freie Mitarbeiter (Adress- und Kommunikationsdaten, Bankverbindungen, Lohn-, Gehalts-, Renten- und Sozialversicherungsdaten, Namen und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Arbeitszeiterfassungsdaten) e) Lieferanten/Dienstleister (Adressdaten, Bankverbindungen, Vertragsdaten) f) Öffentliche Behörden (Adress- und Kommunikationsdaten, Bankverbindungen) g) Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.

Zu den erhobenen Daten können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO gehören. Dazu zählen z.B. Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische bzw. biometrische Daten oder auch Gesundheitsdaten. Bei Durchführung des Vertrages werden dann in erster Linie z.B. Versicherungsunterlagen, Korrespondenz, ärztliche Bescheinigungen erhoben. Unter Umständen werden diese Daten mit Ihrer Einwilligung auch bei Dritten angefordert (z.B. Finanzamt, Krankenkassen, Arbeitgeber) oder die Daten werden von Dritten an uns übermittelt.

Darüber hinaus verarbeiten wir, wenn dies für unsere Dienstleistung notwendig ist, teilweise personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Zudem unterliegen wir hinsichtlich Ihrer Daten diversen gesetzlichen Anforderungen, die sich aus dem Geldwäschegesetz oder den Steuergesetzen ergeben können. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Betrugs- und Geldwäscheprävention.

Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um Sie als Kunden identifizieren zu können, um angemessen beraten zu können, um unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erfüllen zu können, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können, zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Rechnungsstellung bzw. ggf. im Rahmen des Mahnwesens, zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt anlässlich Ihrer Vertragsbeziehung bei uns und ist zu den genannten Zwecken für die Bearbeitung Ihres Auftrags und für die Erfüllung von Verpflichtungen aus dem zugrundeliegenden Vertrag erforderlich.

Im Fall der Beendigung einer vertraglichen Beziehung werden diese Daten im Rahmen unseres Löschkonzepts gesperrt bzw. gelöscht.

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht für Kaufleute bis zu 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis beendet wurde, gespeichert und danach gelöscht. Dies gilt ausnahmsweise nicht, wenn wir aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder wenn Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben. Zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen von Verjährungsvorschriften kann die Aufbewahrungsfrist bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

 

Systemseitige Speicherung

Ihre Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung werden Ihre Daten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und für jegliche andere Nutzung gesperrt. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen werden Ihre Daten gelöscht.

Rechnungserstellung

Die Verarbeitung des Rechnungslaufs erfolgt über die unternehmenseigene Software BillyKit. Die Daten unserer Kunden werden im System erfasst und in der Datenbank gespeichert. Die Speicherung der Daten des Abrechnungssystems erfolgt auf 1&1-Servern. ​ Es finden regelmäßig Sicherheitswartungen und Spiegel-Sicherungen statt. Ein entsprechendes Berechtigungs- und Löschkonzept ist implementiert.

CRM-System

Wir nutzen zur Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten ein sogenanntes Customer-Relationship-Management Programm von Cobra. Die Daten unserer Kunden werden im System erfasst und in der Datenbank gespeichert. Die Speicherung der Daten des CRM-System erfolgt auf eigenen Servern. ​ Es finden regelmäßig Sicherheitswartungen und NAS-Sicherungen statt. Ein entsprechendes Berechtigungs- und Löschkonzept ist implementiert.

Datenverarbeitungs-System

Wir nutzen zur Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten das Softwareprodukt Lexware Neue Steuerkanzlei. Die Daten werden im System erfasst und in der Datenbank gespeichert. Die Speicherung der Daten erfolgt auf eigenen Servern. ​ Es finden regelmäßig Sicherheitswartungen und NAS-Sicherungen statt. Ein entsprechendes Berechtigungs- und Löschkonzept ist implementiert.

Software-Support

Im Rahmen der Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung die vorbenannten Systeme bestehen Support- und Wartungsverträge mit zertifizierten Systemhäusern und Softwarespezialisten mit denen entsprechende Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO bestehen.

 

Datenübermittlung an Dritte

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an die mit die mit der Datenübertragung betrauten Unternehmen oder das Zahlungsabwicklungen beauftragte Kreditinstitut. Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

Eine Übermittlung Ihrer Daten erfolgt an von uns oder Ihnen beauftragte Dienstleister (Auftragsdatenverarbeiter), mit denen entsprechende Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO bestehen und deren Tätigkeit für die Vertragsdurchführung erforderlich ist. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Eine weitere Übermittlung Ihrer Daten erfolgt im Rahmen einer vorliegenden Beauftragung bzw. Vertretungsvollmacht an Steuerberater/-in, Anwälte und Notare und Wirtschaftsprüfer, Banken sowie Versicherungen, des Weiteren an öffentliche Stellen und Institutionen, Aufsichtsbehörden und –organe, Rechtsprechungs-/Strafverfolgungsbehörden, Finanzbehörden, Gemeinden, Städte, Sozialversicherungsträger, Statistische Ämter, Elektronischer Bundesanzeiger, Jobcenter, Förderstellen, Verbände und Kammern bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Im Übrigen halten wir uns für die Übermittlung Ihrer Daten an Behörden und Ämter an die geltenden gesetzlichen Vorschriften. Für die Übermittlung von Daten an Ihr Finanzamt gelten weiterhin die Bestimmungen nach § 87d AO und weitere deutsche gesetzliche Bestimmungen.

 

Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten;

Zu den Maßnahmen gehört insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigt (Art. 25 DSGVO).

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten und Sicherung unserer Server.

Papierakten werden durch das nach DIN 66399 zertifizierte Aktenvernichtungsunternehmen Nordberliner Werksgemeinschaft gGmbH unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen regelmäßig vernichtet.

Unsere Mitarbeiter werden im Hinblick auf den Datenschutz auf Verschwiegenheit verpflichtet, belehrt und geschult sowie auf mögliche persönliche Haftungsfolgen hingewiesen.

 

So können Sie jederzeit Ihre Rechte ausüben

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an info@lohnstar.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Werbung erfolgen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen. Außerdem steht Ihnen dieses Recht zu, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Darüber hinaus haben Sie dieses Recht, wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingelegt haben,

Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Sie haben das Recht, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder dem deutschen Recht erfordert, z.B. im Rahmen der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist.

Hinweis Aufbewahrungsfristen

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Verarbeitung oder die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sobald der Zweck der Verarbeitung und Speicherung aufgrund der Zusammenarbeitsbeendigung nicht mehr besteht, können Ihre Daten gesperrt oder gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass für Sie gesetzliche Pflichten, z.B. Aufbewahrungsfristen weiter gelten können.

 

Kontaktdaten der Datenschutz-Beauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte:

Frau Yvonne Rittmann

Telefon: 030/ 83217835-0

Fax: 030/ 83217835-9

E-Mail: yvonne@buchhalter-berlin.de

wenden.

 

Stand und Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung (Stand 25.05.2018) anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt die jeweilig aktuelle Datenschutzerklärung.